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公务接待礼仪中的礼宾礼仪课程

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培训师 罗博
2019-01-10 阅读 513 专题: 公务接待礼仪

《南方都市报》曾就什么是“国事访问”及“最高规格的礼遇”意味着什么对外交部原礼宾司司长、中国驻斯洛文尼亚共和国首任大使鲁培新进行了专访。鲁司长在回答“国事访问需要哪些礼仪安排”时讲道:“从程序上说,首先是接机。各国都有各自的礼宾规定,有的国家总统甚至亲自迎接。在我国,一般由外交部主管副部长、我国驻对方国家大使迎接。欢迎仪式是最主要的迎接程序,一般由被访国家元首主持欢迎仪式,奏国歌并检阅仪仗队。”鲁司长在回答“鸣响礼炮次数的不同,是不是代表着不同级别,鸣放21响礼炮里‘21’这个数字有什么说法”时讲道:“奏国歌时,同步鸣放礼炮。一般在室外举行。国家元首到来时要鸣炮21响,总理到来时要鸣炮19响。21响是国际传统,早在400多年以前,英国战舰上只能放21门炮。战舰行驶在公海上,在遇到友好国家的船只,或到某一国家的港口加油加水时,要把战舰上的炮弹全部放空,以此表示敬意和解除武装。鸣炮的数量表达着解除武装及表达友好与敬重的程度。此后,这一习俗逐渐演变为迎接国家元首访问时的鸣炮仪式。而且,鸣炮的次数都是单数,这是因为西方人认为单数‘吉利’。”上述对话尽管只涉及两个问题。但是,它使我们感到:在公务接待礼仪中做好礼宾工作,需要遵守约定俗成的交往规则。

公务接待礼仪中的礼宾礼仪课程

在本文中,我们将分享礼宾规格、礼宾次序、拟定接待方案三方面的礼仪课程。

一、礼宾规格

礼宾规格一般是约定俗成或由国家机关明文规定的。礼宾规格会根据接待对象的不同而有所差异。

在确定礼宾规格时,可以参照的方法有以下几种。

第一,严格遵守国家有关礼宾的明文规定。

第二,采取本单位、本部门的常规做法。

第三,以约定成俗的惯例完成接待工作。

第四,按照对方接待己方的方式和做法进行。

第五,参照其他单位的接待经验和做法。

二、礼宾次序

在公务接待礼仪工作中,我们会遇到各方来宾在同一时间抵达同一地点的情况。此时,合情合理地进行尊卑、先后顺序或位次的排列,是顺利完成接待工作的关键。

礼宾次序,是礼宾规格的具体操作。它指的是在接待不同国家、不同地区、不同团体、不同部门、不同身份的多方来宾时,按照约定成俗的方式,对其尊卑、先后的具体顺序和位次所进行的排列。

一般情况下,礼宾次序的排列方式有以下两种。

1.按身份与职务的高低排列

按身份与职务的高低进行次序排列,是礼宾次序排列的主要根据。比如:在外事接待中,按国家元首、副元首、政府总理(首相)、副总理(副首相)、部长、副部长等顺序排列。此时,次序排列的依据是各国提供的正式名单或正式通知。

在进行次序排列时,不同国家因其体制不同,造成了人的职务高低不同,这就需要根据各国的规定,按相当的级别和官衔进行分析和安排。但是,无论选择何种排列方法,都是以身份与职务的高低作为依据。

2.按字母顺序排列

多边活动中的礼宾次序,一般按参加国国名字母的顺序排列,并以英文字母排列居多,少数情况也有按其他语种的字母顺序排列的。这种排列方法适用于国际会议、体育比赛等。

在国际会议上,公布与会者名单,悬挂与会国国旗以及座位安排等,均按照各国国名的英文拼写字母的顺序排列。

在国内的接待中,一般根据汉语拼音字母的先后顺序排列。比如:大型会议的接待等。

在接待工作中,礼宾次序的排列常常不能按一种排列方法进行,而是选择多种排列方法的交叉。比如:在某一多边国际活动中,对与会代表团礼宾次序的排列,首先是按正式代表团的规格,即代表团团长的身份高低来确定。在同级代表团中则按派遣国通知代表团组成日期先后来确定,对同级和同时收到通知的代表团则按国名英文字母顺序排列。

在安排礼宾次序时还要考虑的其他因素。比如:国家之间的关系、国家所在地区、活动的性质、活动的内容、对于活动的贡献大小,以及参加活动人的威望、资历等等。

在进行次序排列时,经常将同一国家集团、同一地区、同一宗教信仰,或关系特殊的国家的代表团排在前面或排在一起。

在进行次序排列时,常将同一级别中威望高、资历深、年龄长者排在前面。有时还会考虑场合性质、相互关系、语言交流等因素。比如:在观礼、观看演出、观看比赛,特别是在大型宴请场合,在考虑身份、职务的前提下,将业务性质对口的、语言相通的、宗教信仰一致的、风俗习惯相近的人员安排在一起。

总之,在具体的接待工作中,要通过耐心、细致、反复研究设想出多种方案,并提前以适当的形式向接待对象通报,以避免因礼宾次序方面的问题引起尴尬或不愉快。

三、拟定接待方案

高度重视是完成公务接待礼仪工作的前提,提前拟定接待方案是做好接待工作的保障。

接待方案要切实可行,从简务实。接待方案一般要包括以下内容。

1.规格

接待规格,要根据来宾的身份确定。

2.时间

时间是接待方案的主线之一。主要考虑三个问题:

(1)活动的起止时间。时间的拟订要考虑参与方是否方便。

(2)活动中的时间分配,也就是何时进行何种事项。

(3)提前多长时间将邀请函或通知发出。

3.地点

地点是接待方案的又一主线。选择地点要考虑下列三个问题:

(1)活动的主要目的是什么。比如:会见等活动,是以加强双方了解为主要目的,则要考虑是否安排在本单位内部。

(2)是否具备活动的基本条件。比如:是否有足够的空间、坐席,是否有良好的环境,是否能提供所需的饮水处、卫生间及各种设施等。

(3)在安排室外活动时,还要考虑天气因素。

在地点选定之后,比较重要的接待还要事先对现场进行考察。

4.人员

(1)确定参加活动的人员。主方人员除了主人之外,还要确定参与活动的陪同以及接待人员。

在安排接待人员时,不仅要选择精兵强将,还要分工明确,将每一项接待活动落实到人。

(2)要了解客方人员的基本情况。比如:人员数量、职务、职称、年龄、性别等。

(3)排列职务次序。根据活动参与方的多少,排出各方的人员职务序列。同时还要按照主、客双方的情况,排出最高领导之间的职务次序和单位名称序列。为活动中安排每个人的具体位置做好准备。

5.着装

不同性质的接待活动需要不同的着装。比如:会见与宴请中的着装要有所不同。

6.接送

参加活动的各方是否需要安排接送,接送的地点是什么,均要十分清楚,以免影响活动的顺利进行。还要考虑交通工具的停放以及安全问题。

7.礼品

礼品是接待方案中不可缺少的部分。比如:会见时,主方是否赠礼,可以参考客方是否赠礼。如果客方没有安排赠礼,主方可以免去赠礼的环节。相反,则一定要赠礼。

8.鲜花

鲜花既是礼品,也是一种装饰品。它可以表达主人的热情和诚意,也能够很好地美化环境。

9.标志

标志包括横幅、路标、席位卡、宴会座位卡、宴会席位图、胸卡、请束等。在制作标志时要考虑文字、图案、大小是否合适,还要考虑标志是否美观。

10.旗帜

旗帜具有身份和主权等严肃的政治性含义。在拟定接待方案时要考虑是否需要旗帜,以及旗帜摆放于什么位置。

11.通讯

通讯的畅通是活动顺利进行的保障。要考虑是否需要专门的通讯设备及其种类、数量,并明确各种联络方式及相关号码、地址等。

12.摄影

大部分活动都需要安排摄影、摄像工作,在拟定接待方案时要予以考虑。

13.媒体

是否对活动进行宣传,是否邀请新闻媒体参加,这也是一个重要的问题。

14.膳宿

在接待方案中,客方的膳宿安排既要严守规定,又要讲究主随客便。

要提前了解对方的习惯,并通过协商与对方达成共识。尤其在个人禁忌、民族禁忌、宗教禁忌等问题上,不要掉以轻心。

15.经费

经费的使用,要本着考虑本单位的实际情况,严格执行上级规定,力求少花钱、多办事、办好事,处处勤俭持家的原则。

接待方案完成后,要及时向有关方面通报,必要时,还要对方案酌情加以调整和补充。

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