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办公礼仪:关于行政公文的礼仪

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培训师 罗博
2019-01-01 阅读 534 专题: 职场礼仪培训心得 办公礼仪

狭义来讲,办公礼仪中的公文是指行政公文。根据国务院2000年8月24日发布、自2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)的规定:“行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。”《办法》规定,我国行政机关现行的公文有13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

广义来讲,公文是指党政机关、企事业单位和社会团体处理公务的文书,既包括《办法》中的13种公文,也包括各种专用文书,如司法文书、经济文书、社交礼仪文书等。本文着重介绍广义公文中的“日常工作事务类文书”格式规范。

办公礼仪:关于行政公文的礼仪

一、书信的格式

目前我国国内书信的标准信封为横式,寄信时应选用邮政管理局监制印刷的不同规格的标准信封,书写时应将收信人的邮政编码准确地写在邮政编码方格内,并将收信人地址、姓名,以及寄信人地址、姓名和邮政编码写在规定的位置。字迹要清晰,以便信件能够准确无误地送达收件人。邮政编码要规整地写在方格内,方便机器分拣,这也是对邮政职工的尊重。信封上一般不使用标点符号,也不能用红色的颜料书写信封。

除特殊情况外,书写信文应使用横写格式,并且要使用标点符号,便于对方阅读。信文的内容一般由称谓、问候语、正文、祝词、落款、附言等构成。

称谓是写信人对收信人的称呼,在第一行顶格书写,单独成行,其后用冒号。

问候语是信文的开头,常以问候语引出。

正文是书信的主体部分,是写信人对收信人要说的话。如果是回信,应先写明来信已收到,并适当回答来信中的问题。在公务书信中,正文的语言应条理清晰、冷静客观,措辞要礼貌恭敬。正文内容较多时,应分段书写。

祝词是信末的“祝颂语”,表示祝愿、勉励或敬意等,如“此致敬礼”。写“此致敬礼”时,“此致”可紧接正文之后,也可换行空两格写;

“敬礼”则一定要另起一行顶格写。“祝您健康”可另起一行空两格写。

落款包括署名和日期。署名是写信人在正文结尾的下一行后半行处写上自己的姓名。日期一般写在署名下一行的后半行,要写清年、月、日以备查考。

附言是对正文的补充说明。附言前面往往加上“另”“又”等字样。

办公礼仪:关于行政公文的礼仪

二、申请书的格式

申请书一般由标题、称谓、正文、结尾、落款五部分构成。

标题可以是“申请书”三个字,也可以是“申请要求+申请书”或“申请书一—申请要求”,例如:“项目开工申请书”或“申请书——请批准我成为光荣的志愿者”。

称谓在标题下空一行顶格书写,应当写明受理组织(或机关、团体、单位)的全称或规范化简称,后面加冒号。

正文应写清申请事项及申请理由、申请的决心和想法等。

结尾可使用敬辞、敬句,如:“敬请领导批准”“望能酌情予以批准”

等,之后在下一行左起空两个字符写“此致”(或谨致),再另起一行顶格书写“敬礼”。

落款要写清申请人名字,集体申请可以写统称,众人签名一般另纸附后。申请人名字写在正文的右下方,申请时间(年、月、日)另起一行写在申请人下方。

填充式申请书应按固定格式填写。

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三、条据的格式

条据是用来处理临时性事务、起到说明或凭证作用的条文式专用文书。条据的篇幅一般较短,行文简洁,随用随写。条据有两种常见类型,即说明性条据和凭证性条据。

1.说明性条据的格式

说明性条据由标题、称谓、正文、结语、落款构成。

标题是条据的名称,如“请假条”“留言条”等,在第一行用较大字体居中书写。

称谓是收条者的名称。收条者可以是单位,也可以是个人。称谓的后面加冒号。

正文简述需要说明的事项,一般只有一段。

结语可用“此致、敬礼”,在正文之下另起一行空两格写“此致”,再另起一行顶格书写“敬礼”,也可写祝颂语,如“谢谢”“祝好”等。祝颂语在正文之下另起一行空两格书写,后面加感叹号或句号。

落款写在正文的右下方,包括署名,即写条者名称和日期。写条者名称可以是单位,也可以是个人。日期写在署名的下方。

2.凭证性条据的格式

凭证性条据由标题、正文、结语和落款构成。

标题通常为文种名称,如“收条”“借条”“欠条”“代收条”“代领条”等,在第一行居中用较大字体书写。

正文在标题之下另起一行空两格开始书写,多用“今收到”“今领到”

等习惯用语开头。正文应用简明的语言写清需要立据的事项,如收到何人

(何单位)、何种款项、何种钱币及其数量等。

结语,是在正文之下另起一行空两格书写“此据”二字,后面不加标点符号。

落款,是在结语的右下方署上立据者(个人或单位)的名称。如有必要,个人姓名前应写上“收款人”“借款人”“代领人”等字样。在署名的下方应写上立据的年、月、日。

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四、证明的格式

证明是根据确凿的证据来证明某时间的真实状况或某人的身份、经历、学历、职称等真实情况,一般使用书信体,故亦被称为“证明信”。

证明由标题、称谓、正文、结语、落款、附项构成。

标题可写“证明”或“证明信”,也可在“证明”两个字之前写清事由,如“职称证明”。标题在第一行居中用较大字体书写。

称谓通常为单位名称,也可在单位名称后面加上对相关负责人的称呼,如“××局办公室负责同志”。称谓后面加冒号。没有固定收信者的证明信可以省略称谓。

正文在称谓或标题之下另起一行空两格开始书写,要写清需证明的事项内容。

结语是在正文之下另起一行空两格书写“特此证明”,后面不加标点符号。

落款是在结语的右下方署上证明者的名称。证明者可以是单位名称,也可以是个人姓名。个人姓名前可加上“证明人”等字样。在署名的下方写开具证明的年、月、日。单位署名一般应加盖公章。

附项是其他附加事项说明,如单位对于个人出具的证明是否属实的意见,或单位的地址、电话,以及证明的有效期限等。如有附项,应在落款下方另起一行,左起空两格开始书写。如有必要,可在右下方署上单位名称和准确日期,并加盖公章。

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